Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы - Глеб Архангельский

Если все в шагах 1–8 сделано правильно, определенная вами как "Важная" задача в списке задач выделится выбранным вами шрифтом.

Список задач с запущенным правилом автоформатирования "важное — отображать крупным полужирным курсивом"

Чтобы отработать навык настройки представлений, вы можете сделать следующие упражнения.

Упражнение 1: настройте правило автоформатирования, заставляющее Outlook раскрашивать неприоритетные задачи в серый цвет.

Упражнение 2: настройте правило автоформатирования "Задачи, до срока исполнения которых осталось меньше недели, выделять синим цветом".

Удобная группировка задач

Чем больше задач, тем труднее в них ориентироваться. Чтобы вспоминать о нужных задачах в нужное время, необходимо их материализовывать, разгружать от них голову и нагружать этими задачами Outlook.

Обязательно создавайте в "Панели задач" отдельную задачу на каждое ваше дело или поручение и просматривайте ваш список задач минимум раз в день. Ваши коллеги и подчиненные быстро привыкнут к тому, что вы никогда ничего не забываете.

Как только количество задач перевалит за 15–20, они перестанут помещаться на "Панели задач" и в них станет трудно ориентироваться. По данным психологов, внимание человека эффективно контролирует не более 7±2 предметов одновременно.

Отсюда напрашивается естественный вывод: необходимо сгруппировать задачи, собрать близкие по смыслу задачи вместе. В Outlook для этого предусмотрено специальное понятие — категория.

При создании задачи вы можете не только назначить ей срок и важность, но и присвоить некоторую категорию, т. е. отнести задачу к определенной смысловой группе. Как это делается технически — обсудим чуть дальше, сейчас важно понять управленческий смысл.

Например, многие из задач Остапа Бендера очевидным образом группируются в категорию "Проект раскулачивания тов. Корейко", или короче — "КОРЕЙКО". Сгруппируем все задачи, относящиеся к этому проекту, в отдельную категорию, как показано ниже.

Задачи, сгруппированные по категориям

Вспомните, говоря о планировании, мы выделяли жесткое время, хронос, и гибкое время — кайрос. Например, задача "Выяснить более точно размер капитала Корейко" не привязана к конкретному жесткому моменту времени, хроносу, но привязана к проекту Корейко. При наступлении таких кайросов, как "Планирование работы по проекту Корейко", "Встреча с любым человеком, причастным к махинациям Корейко" и т. п., можно открыть на "Панели задач" категорию "КОРЕЙКО" и увидеть все задачи, привязанные к этому проекту.

Типичные кайросы, с которыми имеет дело любой менеджер, — это люди, проекты, места, обстоятельства. В работе Остапа Бендера мы сразу можем заметить еще один кайрос. После того как будет выяснено место работы тов. Корейко, имеет смысл завести категорию "ГЕРКУЛЕС" и заносить в нее все задачи, которые удобно выполнить в момент нахождения в этом учреждении.

При этом, что очень удобно, одна задача может быть "видна" из разных категорий. Например, задача "Будучи в "Геркулесе", не забыть купить в буфете бутерброд с красной икрой" должна быть видна только из категории "ГЕРКУЛЕС". А вот задачу "Допросить бухгалтера Берлагу" хочется видеть и при планировании работ по проекту Корейко, и придя в "ГЕРКУЛЕС". При создании этой задачи мы присвоим ей сразу две категории: и "КОРЕЙКО", и "ГЕРКУЛЕС".

Придя в "Геркулес", мы откроем категорию "ГЕРКУЛЕС" и увидим все задачи, связанные с этим учреждением. А вот категорию "КОРЕЙКО" и задачи без категорий открывать не будем, чтобы они не мешали. Выглядеть это будет так.

Сгруппированные задачи, открыта одна нужная категория

Обратите внимание, на рисунке названия категорий начаты с единицы. Смысл в этом следующий: Outlook, группируя задачи по категориям, сами категории располагает в алфавитном порядке по названию. Когда у нас будет несколько категорий, разобьем их на смысловые группы. "Кайросовые" категории, которые мы сейчас завели, будут всегда начинаться с единицы, другие виды категорий — с других цифр.

Категории — одно из самых больших удобств Outlook. Ни в каком бумажном ежедневнике вы не сможете видеть задачи не только привязанными к определенному сроку, но еще и сгруппированными по смыслу, причем по разным признакам — по проекту, по исполнителю, по месту и т. д. При этом создавать категории вы можете сами, что дает колоссальные возможности для гибкого планирования, адаптированного под специфику именно вашей деятельности.

С "тайм-менеджерским" аспектом категорий мы познакомились — теперь освоим технику работы с ними.

Как создавать категории

Давайте создадим вашу первую категорию. Если затрудняетесь в выборе, советую начать с категорий "1_ШЕФ" либо "1_ПОДЧИНЕННЫЕ", скорее всего, в этих категориях у вас будет достаточно много задач.

Откройте либо создайте любую задачу, тематически относящуюся к вашему шефу. Обратите внимание на кнопку "Категории" в нижней части окна создания задачи. Нажмите на кнопку "Категории" (стрелка 1), перед вами появится окно "Категории". В нем вы видите стандартный, предусмотренный по умолчанию список категорий, который редко бывает полезен на практике. Но ценность в том, что мы можем добавить в этот список свою категорию.

Для этого в окно "Элемент принадлежит следующим категориям" (стрелка 2) впишите название категории "1_ШЕФ". Далее нажмите кнопку "Добавить" (стрелка 3), и ваша категория появится в списке категорий с уже проставленной галочкой (стрелка 4). Эта галочка показывает, что задача отнесена к созданной вами категории.

При создании задачи ей присваивается категория

Нажимайте "Сохранить и закрыть" в верхнем левом углу задачи. Откройте или создайте еще одну вашу задачу, относящуюся к шефу. Нажмите кнопку "Категории" (стрелка 1). В появившемся окне "Категории" в списке категорий вы увидите первым номером вашу "1_ШЕФ". Теперь достаточно поставить в ней галочку (стрелка 4) и нажать "ОК" (стрелка 5). Нажимайте "Сохранить и закрыть", второй вашей задаче тоже присвоена категория "1_ШЕФ".

Теперь самое интересное: как настроить группировку по категориям на панели задач.

Как настроить пользовательское представление. Группировка

Напомню, пользовательское представление — это некий взгляд на список задач, возможность представить задачи именно так, как хотите вы. Из пяти главных кнопок мы уже освоили одну — "Автоформат", т. е. научились делать так, чтобы Outlook выделял некоторые задачи, например важные — красным цветом и крупным шрифтом. Теперь мы научимся применять вторую кнопку — "Группировка".