Деловая жизнь - Константин Сокольский

Независимо от важности деловых переговоров, просто деловых встреч, начинаться они должны с доброжелательных приветствий и неофициальных фраз, подчеркивающих ваше внимание к собеседнику (собеседникам), вашу личную заинтересованность в его (их) персоне. Эффективность всякой беседы или встречи зависит от стиля ее проведения, содержания вопросов, очередности и правильности их постановки.

Умейте четко формулировать свои вопросы и речь в целом, не заставляйте партнера догадываться, чего вы от него добиваетесь, не испытывайте его терпения. Нельзя открыто подталкивать партнера к принятию благоприятных для вас решений, но когда расхождения преодолены, не следует затягивать с фиксацией договоренности, чтобы не оставлять собеседнику возможности для новых раздумий и колебаний. Начинайте переговоры с наиболее важных вопросов, пытаясь постепенно достигнуть согласия в их решении. Затем приступайте к обсуждениям проблем, решить которые можно сравнительно легко и без особых затрат времени.

Знайте, что разного рода возражения – естественное явление. Без некоторого сопротивления вообще не может быть деловых переговоров как таковых, но хорошая предварительная подготовка и умелое их ведение сглаживают "острые углы" и различные разногласия. Поэтому старайтесь придерживаться давно проверенной тактики:

– доходчиво объясняйте свое предложение;

– не обещайте ничего невозможного;

– учитесь отклонять невыполнимые требования;

– записывайте все, с чем вы соглашаетесь и что вы обещаете;

– не верьте причине отказа, если она убедительно не обоснована;

– не идите на прямую конфронтацию;

– неразрешимые вопросы обсуждайте в самом конце, когда по всем другим проблемам уже достигнуто согласие и когда один из участников переговоров не заинтересован в их неудачном исходе.

Наконец, самое важное для любого делового мужчины в ведении дел – это умение сдержанно и строго относиться как к своим словам и формулировкам, так и серьезно рассматривать слова и отношение к делу своих собеседников – партнеров по бизнесу. Помните, что ваше продвижение в бизнесе полностью зависит от умения владеть собой в конкретных ситуациях, от терпения и выдержки, от разумного и аналитического подхода к делу.

Таким образом, уверяем вас, что этикет, а точнее, деловой этикет – это не простая формальность. Соблюдение определенных норм и правил является залогом вашего успеха в делах. Умение вести себя культурно и достойно обеспечит вам уважение и непременно повлияет на ваш рост, как личный, так и профессиональный.

Глава 3. Деловые приемы

Деловые приемы напрямую связаны с ведением переговоров. Поэтому для начала хотим дать несколько советов именно по этому поводу. А именно, как подготовиться к ведению переговоров и повысить эффективность общения. Ведь общаясь с людьми, мы стремимся как можно эффективнее донести до них факты, идеи и мнения. Если стороны на переговорах не сумеют достичь взаимопонимания, переговоры не принесут ни одной из сторон желаемых результатов.

При переговорах и беседах, как правило, существует четыре основных вида вербального или словесного общения.

1. Информирование адресата.

2. Сбор информации.

3. Убеждение адресата.

4. Смешанный вид общения – наиболее распространенный, совмещающий все три.

Однако, помимо вербального, приходится часто сталкиваться и с другим типом коммуникации, например, невербальным общением. Невербальное общение – это интонация, тон, жесты и мимика, паузы, недоговоренности. Весьма красноречив язык телодвижений, тембр, модуляции голоса, выразительные взгляды. Следует учесть, что невербальное общение, интонации, тон, жесты различны у представителей разных наций, выражают различные оттенки значений и поэтому могут быть неправильно истолкованы незнающими людьми.

Что же снижает эффективность общения? Во-первых, принадлежность к различным культурам, незнание иностранных языков, недостаток опыта, а также несовместимость точек зрения, диаметральные экономико-политические взгляды, различные религиозные убеждения, экстремизм и фанатизм. Однако задача любых переговоров – найти хотя бы минимальные точки соприкосновения, расширить их, достичь компромисса.

Во-вторых, неопределенность, "размытость" сообщения, когда адресат не уверен, что правильно понял мысль собеседника. А также неудачное оформление сообщения: беспорядочное и нелогичное, неправильно расставленные акценты, наличие множества специфических терминов и избыточность информации.

В-третьих, неспособность воспользоваться информацией, когда "адресат" не воспринимает то, что говорится, в силу каких-то особенностей характера, а также ввиду разных стилей мышления (так, абстрактное мышление хуже воспринимается тем, кто мыслит конкретно). Более того, многим свойственна склонность к выборочному восприятию – отклонять то, что является непривычным, новым, не соответствующим стереотипу или представляющим угрозу.

В-четвертых, двусмысленность сообщения, нарочитая туманность, граничащая с ложью, направленная на то, чтобы адресат неверно истолковал смысл информации. Помимо этого, на эффективность общения могут оказать негативное влияние объективные помехи, такие, как шум, параллельные разговоры, плохое освещение и другие внешние факторы, отвлекающие внимание. А также физиологические факторы: болезнь, тревожное состояние, опьянение и т. д.

В настоящее время существует большое количество способов проведения приемов. Реальность многообразней и интереснее, поэтому кратко рассмотрим виды приемов: "стоячих", таких, как коктейль и фуршет, и застолий, как в дипломатической, так и в деловой практике. Важность таких мероприятий возрастает как бы по ходу движения солнца: чем ближе к ночи, тем более торжественно.

Рассмотрим протокольные мероприятия, проводимые с 11 до 14 часов. Завтрак (с рассадкой) устраивается между 12 и 15 часами и состоит из одного – двух блюд, холодной закуски, одного горячего рыбного блюда, одного горячего мясного блюда и десерта (супы и другие первые блюда, как правило, в подобных случаях не подаются).

Перед завтраком подается аперитив (водка, виски, джин, вино, соки). В России обычно к холодным закускам предлагается водка, к рыбному блюду – охлажденное белое сухое вино, к мясному – сухое красное вино комнатной температуры, к десерту – охлажденное шампанское, к кофе и чаю – коньяк или ликер. Во время завтрака подается минеральная вода, а иногда и фруктовые соки. Продолжительность завтрака в среднем составляет 1,5 часа. Собираясь на такой прием, не забудьте о своем наряде, вы не должны отступать от строгого делового стиля.

Coup de champagne – (это выражение переводится как "бокал шампанского") – прием "а ля фуршет", на котором подаются легкие напитки, например, вина различных сортов, закуски, холодные и горячие, десерт. Обмен речами и тостами, как правило, не предусматривается. Этот вид приема занимает мало времени и не требует серьезной подготовки. Он проводится стоя. Форма одежды для мужчин – деловой костюм, для женщин – деловой костюм или платье.

В последнее время нередки и деловые завтраки. В деловой практике практикуется бизнес-ланч, то есть, деловой завтрак. Удобен для переговоров, неформального обсуждения программы пребывания или предварительного "прощупывания" настроений. Проводится, как правило, в ресторане и особых ухищрений не требует.

Теперь перейдем к вечерним протокольным мероприятиям. Прием, коктейль "а ля фуршет" проводится с 17 до 20 часов, чаще всего назначается на 18 часов. В отличие от "coup de champagne", приглашенных гостей на таких приемах больше, меню более разнообразное, а напитки крепче. Столы обычно не накрываются, угощение подается только в обнос официантами. Собираясь на подобные приемы, старайтесь также придерживаться делового стиля в одежде.

Обед (с рассадкой) начинается от 19 до 21 часа. После обеда подается чай или кофе. Вина – такие же, как на завтраке. Обед длится обычно два – три часа, при этом за столом – примерно час, остальное время в гостиных. Форма одежды – темный костюм, смокинг или фрак – для кавалеров, а для дам – вечернее платье.

"Обед-буфет" – разновидность обеда, во время которого закуски, горячее рыбное, горячее мясное, десерт – сервируются на одном большом столе. Гости сами или с помощью официантов накладывают на тарелки еду, рассаживаются за небольшими столиками, которые располагаются в той же или в соседних комнатах. Вино разливают официанты. Из одежды отдайте предпочтение смокингу или фраку (для мужчин) или вечернему платью (для женщин).

Наиболее почетный вид приема – ужин. Государственный ужин – государственный прием в честь глав государств и правительств. Предусматривается, как правило, обмен речами. Их тексты заранее переводятся и кладутся у прибора каждого гостя, рядом с карточкой меню.

Сочетание ужин-прием, то есть, когда после торжественного обеда первые лица выходят в соседнее помещение, где собрались другие приглашенные на коктейль, и общаются с ними, – наиболее официальный вид приема, который ныне встречается довольно редко.