В помощь медпредставителю: организация коллективного мероприятия - Александр Волченков

Тоже самое медпред может проворачивать с точки зрения управления аудиторией. Если во время презентации возникает какой-то шум или что-то мешает действиям выступающего представителя, то нужно быстро перейти в «зону злодея». Аудитория начинает понимать, что происходит что-то плохое. Неправильное. Внимание слушателей сосредотачивается на выступающем, ведь известно, что плохое люди слушают с большим вниманием, чем хорошее. По этой причине не стоит забывать о возможности использования перемещения для смены ролей внутри выступления.

Например, медицинский представитель начинает рассказывать, что: «В этой аудитории сидят хорошие доктора, которые интересуются правильными методами профилактики тромбоэмболических осложнений. Они герои». После этого ему нужно сместиться в другое место и, начав рассказ об ошибках, сказать: «Но есть ещё много докторов, которые не понимают важность и значимость того, о чём в рамках своего выступления говорил профессор Иванов. И поэтому у таких докторов часто возникают проблемы с профилактикой тромбоэмболических осложнений. Всё это происходит потому, что они не заинтересованы в самообучении, не готовы посещать такие замечательные больничные конференции!». Переходя на контекст правильных действий, надо вернуться «в зону героя», и продолжать свой рассказ дальше.

Именно таким образом надо раскачивать качели «хорошо- плохо, правильно-неправильно». Когда рассказ заходит об ошибках (и о моделях поведения, которые не нужны медпреду), докладчик находится «в зоне злодея». Как только речь заходит о решениях (и нужных для представителя моделях поведения зала) следует возврат рэпа в «зону героя». Ну, и наверное, без лишних добавлений понятно, в какой зоне надо озвучивать призыв к действию в конце презентации?

Глава 6. Играем с картами

Каждое конкретное выступление отличается от такого же, проведённого ранее или от того, которое будет проведено в будущем. Но в любом случае, презентация, выступление или представление (и визиты к врачам в ординаторскую — не исключение) состоят из информационных блоков. Эти блоки перетекают из представления в представление, из презентации в презентацию. Какие-то блоки работают отлично, какие-то работают хуже. При большом опыте выступлений медпред спокойно комбинирует эти блоки между собой для достижения наилучшего результата.

При подготовке и проведении презентации в первый раз, и выше уже писалось об этом, нужно иметь план выступления. Отличным способом сделать план и выдержать его во время выступления является использование карточек. Карточки удобнее конспекта и тем более записанной речи. Карточки меньше и мобильнее, карточки не отгораживают выступающего от слушателей.

Вот какой пример использования карточек даёт Радислав Гандопас, один из ведущих российских специалистов по публичному выступлению:

«Представьте себе, что вы сидите в зале, а на сцену выходит человек с пачкой стандартных белых листов. Теперь замените их на листы формата А5 и сравните ощущения. Теперь уменьшите листы еще вдвое. Сравните снова. И наконец, сделайте их цветными. Зелеными, оранжевыми, розовыми, голубыми. Ну, как вы себя чувствуете? Правда, лучше? Напишите тезисы по одному на маленьких цветных карточках размером с игральные карты. Шрифт может быть достаточно крупным. На этих же карточках напишите сложные числа и цитаты, расположив их в нужном порядке. Теперь вам остается на презентации лишь время от времени сверяться с карточками. Можете пойти еще дальше и не написать тезисы, а начертить пиктограммы, которые эти тезисы обозначают. Пиктограмма по смыслу более емкая и легче воспринимается даже при беглом взгляде. Такие карточки можно заламинировать. Вид у них будет опрятнее, и использовать их можно будет неоднократно. Карточки помогут решить еще одну побочную задачу. Зачастую малоопытные докладчики мучаются вопросом, куда деть руки. Хорошо, если они заняты маркером, компьютерной мышью или указкой. А если нет? Пачка карточек даст им работу: ее можно перекладывать из руки в руку или указывать ею на изображение. Руки ваши будут находиться на уровне грудной клетки. Тут им и место.

Президент телекоммуникационной компании «Транстелеком» Сергей Липатов был приглашен в Монголию на открытие памятного знака. На это же мероприятие приехали российские и монгольские чиновники, деловые люди России, стран Европы и Азии. Многие из них лишь бегло ознакомились с текстом выступления, подготовленным спичрайтерами, в самолете. Наш же герой заготовил карточки. Конечно, не он сам вырезал их ножницами. Это сделали его подчиненные. На трибуну один за другим поднимались важные люди — и каждый с пачкой листов формата А4. Монголия — страна степная, и ветер здесь может подняться в любую секунду. Что и произошло. Плохо знакомые с текстом выступающие пытались удержать вырывающиеся листы в руках и найти в них то место, где они остановились. Каждое выступление превращалось в муку не только для докладчика, но и для слушающих. Шелест бумаги, усиленный микрофонами, совершенно заглушал голоса ораторов. И только один участник церемонии вышел с ламинированными карточками. Он непринужденно поприветствовал собравшихся по-монгольски (приветствие в русской транслитерации было записано на первой карточке) и начал свое выступление, лишь изредка сверяясь со своей модной шпаргалкой. Надо ли говорить, что он остался весьма доволен своим выступлением. Как позднее он признался, впервые в жизни. Это и был наш герой — президент компании «Транстелеком» Сергей Липатов.»

1 Радислав Гандапас «К выступлению готов! Презентационный конструктор» Издательство «Манн, Иванов и Фербер» Москва, 2009

Не использовать столь мощный инструмент было бы глупо и поэтому эта глава будет посвящена тому, как применять планы выступлений на карточках в разных ситуациях.

Сценарий обычного выступления

Хотя большая часть книги утверждает обратное (точнее, учит обратному), но обычное выступление существует. Первые доклады медпреда чаще всего будут именно такими: недолгими, с минимальной поддержкой технических средств и, может быть даже без возможности провести демонстрацию.

Кстати, карточки — дело отнюдь не праздное. На них можно записать всё выступление, но лучше поступить по-другому. Нужно записать именно тезисы. Выступающий, который читает свою речь (и неважно, с листа или с карточек), становится похожим на деятеля КПСС, выступающего с трибуны. И такой подход ничем не отличается от всех других выступающих — большинство докторов делает именно так, только стесняясь бумажек, выучивают текст наизусть. Таких докладчиков можно десятками увидеть на любой конференции. И на таком фоне люди, раскрывающие тему своими словами, выделяются очень и очень выгодно.

Кстати, если докладчик читает по бумажке, то у слушателей создаётся впечатление, что он не знает своей темы. Сидящие в зале очень чётко понимают, насколько глубоко медпред ориентируется в материале. «Бумажный читатель» малоинтересен публике, ей больше нравится живой и непринуждённый разговор. Тезисы позволяют держать в голове нить выступления и одновременно отступать от нити повествования, не боясь слишком далеко залезть в дебри.

Карточки и тезисный подход к организации презентации позволяют при необходимости менять местами блоки выступления, что-то пропускать, что-то добавлять, делать неожиданные переходы в рамках предложенной основной темы. Карточки очень помогают в ситуации, когда медпред слышит за спиной горячий шёпот председательствующего: «Извините, время!» — вот тут можно легко пропустить несколько карточек-мыслей и, не сбившись с мысли от смущения, закончить свою речь уверенно и благородно.

Почему тезисы? Обычно выступающий по определённой теме человек выдаёт «на гора» 10 - 20% от той информации, которую он имеет в голове. Оставшиеся 80-90% не попадают в речь с трибуны, а ведь там могут оказаться очень нужные для выступления фразы, факты, значимые аргументы. Когда презентация строится на тезисах, на карточках, то у медпреда появляется возможность встраивать в свою речь доказательства, важные именно для конкретной аудитории. Презентация из просто речи превращается в хороший speech, с примерами, историями, встроенными легендами.

Итак: карточки и написанные на них тезисы. Каждый тезис, независимо от его длины, должен быть написан на отдельной карте. Выше говорилось, что карточки можно тасовать в зависимости от ситуации, от восприятия аудитории, от вопросов слушателей. Именно поэтому на карточке должен быть написан один тезис, который можно выделить как отдельную часть выступления. Всё остальное медпред должен дерзать в голове, помнить и умело выдавать в ходе своего выступления на сцене.