К выступлению готов! Презентационный конструктор - Радислав Гандапас

Я могу это понять. Это могут понять и сидящие в зале. Однажды, когда я рассказывал об индексе непредсказуемости, сотрудница киевского Кредитпромбанка поделилась, как она проводила тендер, подбирая оператора для организации корпоративного мероприятия. Все кандидаты приходили в широких штанах, парни – с серьгами в ушах, с разноцветными волосами. Заказчица была не ханжа и не брюзга, а вполне молодая и продвинутая женщина. И она понимала, что такой внешний вид – норма для сотрудников компаний соответствующего профиля. Она также понимала, что это ничего не говорит об их профессионализме, но все же не могла избавиться от внутреннего неприятия каждого из них, настолько нелепо и не к месту смотрелись они в интерьерах банка на своих презентациях.

Обрести союзника

Посадите в зал своих друзей, родственников, знакомых, коллег. Если такой возможности нет или если вы относитесь к тем 20 % из нас, кто в присутствии своих друзей на презентации волнуется еще больше, обретите союзников из числа ваших будущих зрителей и слушателей. Познакомьтесь с участниками до начала мероприятия. Походите по холлу, завяжите разговор с одним, другим, третьим. Обменяйтесь визитками, обсудите тему презентации. Можете даже попросить их задать вам вопросы после выступления.

Я не помню случая, чтобы кто-то отказал. Обратите внимание, как выходит на пресс-конференцию президент Соединенных Штатов. Он не просто приветствует аудиторию, а характерным жестом отмечает в зале нескольких из присутствующих. Вполне вероятно, это журналисты, которым он недавно давал интервью или лица которых известны всей Америке, возможно, он делает эти знаки первым попавшимся. Неважно. Главное – у него и аудитории создается впечатление, что в зале его союзники. Вам тоже будет легче, когда, выйдя к микрофону, вы увидите, что в зале на вас доброжелательно смотрят несколько человек.

Однажды я принимал участие в тренинге голландского тренера по имени Пол Сториманс. Я пришел несколько раньше назначенного времени и увидел мужчину в рубашке с закатанными рукавами, который пытался приладить какую-то табличку на входную дверь. Он обратился ко мне по-английски и попросил ему помочь. Когда мы совместными усилиями справились, он спросил, не участник ли я тренинга, как меня зовут и все такое. Оказалось, что это и есть Пол. Мы стали почти друзьями. Я прошел в зал, но, заскучав в ожидании остальных участников, минут через десять решил выйти на воздух. Каково же было мое удивление, когда я увидел, что Пол снова возится с той же табличкой и просит о помощи уже следующего участника. «Создает» нового союзника.

Перед выступлением узнать все об аудитории

Все, что только можно узнать. Поспрашивайте устроителей, сходите на сайт, предположите. Если есть возможность увидеть участников до презентации хотя бы на фото, сделайте это. Кого будет больше – мужчин или женщин? Каков их возраст, доход? Как они будут одеты? Чего они боятся и к чему стремятся? Кто в этой аудитории – лица, принимающие решение? Задайте себе эти и другие вопросы, и индекс непредсказуемости будет для вас заметно ниже.

Провести репетицию

Возможно, это самый сильный пункт в процессе снижения индекса непредсказуемости. Прорепетируйте все выступление как минимум три раза. От начала до конца, как в реальности. Часто это помогает увидеть, что в презентации не так. Пусть это лучше выявится на репетиции, чем во время выступления. Генеральную репетицию важно провести именно в том месте и с использованием именно той техники, что и на собственно презентации. Это прибавит вам уверенности, как ничто другое.

Теперь о снах. Самый страшный сон любого стоящего на сцене – он забыл текст и стоит, хлопая глазами. Не так ли? Имейте под рукой тезисы своего выступления. Даже если они будут лежать в кармане, это значительно снизит риск того, что сон станет вещим. Как вы помните, тезисы лучше готовить не на листе бумаги, а на карточках, которые можно легко вынуть из кармана и отыскать среди них нужную. Первую и последнюю фразы выступления следует выучить наизусть и отрепетировать с соответствующими жестом, взглядом и интонацией. Вы будете знать: что бы ни случилось, вы сможете закончить презентацию последней фразой, и все решат, что так и задумано. Не секрет, что презентатор часто выходит, понятия не имея, с какой фразы он начнет. Это всегда видно и делает вялым все выступление.

Иметь свободное время

Этот пункт имеет косвенное отношение к волнению, однако снижает риск того, что вы будете не готовы к новому повороту событий. Месяц назад мне довелось выступить на круглом столе, организованном ресурсом «Финмаркет» для специалистов по связям с общественностью. Тема – «Невербальные средства воздействия на аудиторию». Я как раз рассказывал о том, как освоить пространство для деловой презентации. Среди выступающих были мои коллеги – тренеры и консультанты по коммуникации. Они говорили перед своей целевой аудиторией. Ведь привлечение специалиста для обучения или консультаций по вопросам публичных акций – дело пиарщика. Каково же было мое удивление, когда докладчики один за другим, заканчивая свое выступление, просили задавать вопросы сразу, а не во второй, специально отведенной для этого части. Почему? У одного дома маленький ребенок, которого не с кем оставить, у другого назначена важная встреча, у третьего консультация или тренинг, у кого-то просто придуманный повод уйти раньше. Удивительно! Ведь большая часть контактов завязывается именно во время неформальной части встречи. Доклад, презентация нередко являются лишь поводом для установления контакта. После того как ушли конкуренты, остались только я и моя коллега, и все вопросы аудитории достались нам. Как, разумеется, и визитки, а также договоренности о встрече и дальнейшем сотрудничестве. Отправляясь на презентацию, всегда имейте запас времени. Возможно, она начнется не вовремя. Или же вопросов будет больше, чем вы предполагали. Может быть, вас попросят остаться и разъяснить какие-то моменты узкой группе или одному человеку. Вполне вероятно, вам просто предложат вместе пообедать или поужинать. Имейте на это время.

Иметь альтернативный сценарий

Что это значит, когда мы говорим о деловой презентации? Это значит, что, как и в предыдущем пункте, вас могут попросить сократить презентацию (на то может быть много причин – изменение регламента, появление дополнительного выступающего, перенос времени отъезда важного участника). Может быть и такое, что вас попросят говорить дольше, чем планировалось (например, если на одного выступающего стало меньше, нужно дотянуть время до перерыва, перенесено начало неофициальной части). Готовы ли вы к такому повороту событий? Конечно, вы можете настаивать на том, что презентация будет занимать столько времени, сколько планировалось. Но это не всегда лучший вариант. Будьте готовы провести вашу презентацию как за гораздо более короткое, так и за гораздо более продолжительное время. Если вы хорошо знаете, о чем говорите, это не составит труда. Готовы ли вы к тому, что вам придется говорить без поддержки проектора? Вряд ли. А ведь лампа в нем может перегореть в любую минуту, и на замену уйдут часы или даже дни. Однажды известный тренер Сергей Кузин перед выступлением узнал, что из-за несогласованности действий организаторов ему не может быть предоставлен проектор. Сергей не растерялся. С собой у него была распечатка слайдов в формате А3. Некоторые из них он просто показал аудитории. Остальное восполнил тем, что записывал или зарисовывал на флипчарте. Ни у кого не возникло мысли, что в этой презентации чего-то недостает. Готовы ли вы проводить презентацию без проектора и флипчарта, на свежем воздухе, по сокращенной программе, без микрофона? Чем больше утвердительных ответов вы дадите на эти вопросы, тем лучше и увереннее будете себя чувствовать не только на самой презентации, но и перед ней.