Теория менеджмента - Наталья Угрюмова

– плановая информация содержит многократно используемые в фирме плановые показатели. Например, план выпуска телевизоров, план подготовки специалистов определенной квалификации.

Стадия обработки. По стадии обработки информация может быть первичной, вторичной, промежуточной, результатной.

• Первичная информация – это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии.

• Вторичная информация – это информация, которая получается в результате обработки первичной информации и может быть промежуточной и результатной.

• Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов.

• Результатная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для выработки управленческих решений.

Способ отображения. По способу отображения информация подразделяется на текстовую и графическую.

• Текстовая информация – это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых представляется информация на физическом носителе (бумага, изображение на экране дисплея).

• Графическая информация – это различного рода графики, диаграммы, схемы, рисунки и т. д.

Функция управления. По функциям управления обычно классифицируют экономическую информацию. При этом выделяют следующие группы: плановую, нормативносправочную, учетную и оперативную (текущую).

• Плановая информация – информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы.

• Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит редко.

• Учетная информация – это информация, которая характеризует деятельность фирмы за определенный прошлый период времени. На основании этой информации могут быть проведены следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан анализ хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управлению работами и проч. На практике в качестве учетной информации может выступать информация бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативного учета.

• Оперативная (текущая) информация – это информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени. К оперативной информации предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени ее достоверности. От того, насколько быстро и качественно проводится ее обработка, во многом зависит успех фирмы на рынке.

С точки зрения управления важны следующие характеристики информации: объективность, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.

Основной из характеристик информации является ее объективность, которая характеризуется ее независимостью от чьего-либо мнения или сознания, а также от методов получения. Более объективна та информация, в которую методы получения и обработки вносят меньший элемент субъективности.

Достоверность – верность информации, не вызывающая сомнений. Объективная информация всегда достоверна, но достоверная информация может быть как объективной, так и субъективной. Причинами недостоверности могут быть: преднамеренное искажение (дезинформация); непреднамеренное искажение субъективного свойства; искажение в результате воздействия помех; ошибки фиксации информации. В общем случае достоверность информации основывается на фактах, достигается: указанием времени свершения событий, сведения о которых передаются; сопоставлением данных, полученных из различных источников; своевременным вскрытием дезинформации; исключением искаженной информации и др.

Ценность информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов на принятие решений. Говорят, что информация имеет среднюю ценность, если снижение уровня затрат составляет от 10 до 50 % и высокую, если это снижение составляет более 50 %.

Насыщенность информации – это отношение полезной информации к общему объему информации. Насыщенность имеет три уровня:

– высокий (более 80 %);

– нормативный (от 50 до 80 %);

– низкий (менее 50 %).

Открытость информации – это возможность предоставления ее тем или иным группам людей. Существуют три уровня открытости информации:

– секретная (государственная тайна) – доступна заранее оговоренному кругу лиц; отражается в грифах “секретно” и “совершенно секретно”;

– конфиденциальная (для служебного пользования) – имеет меньшие ограничения на использование (обычно не распространяется за пределами организации);

– открытая – не имеет ограничений на использование.

Закон информированности-упорядоченности: степень упорядоченности процессов в любой организации ограничивается информацией о состоянии ее элементов и воздействиях окружающей среды. Закон предполагает создание в организации такой информационный среды, которая позволяет руководителям и подчиненным действовать исходя из принципа необходимого и достаточного. Дефицитные ресурсы могут быть задействованы в таком объеме, в каком это требуется применительно к данной ситуации. Информация, таким образом, становится гарантом эффективности и качества функционирования организации с точки зрения оптимального удовлетворения потребности и интересов организации в целом и каждого из ее сотрудников в отдельности.

Ценность информации в значительной степени определяется своевременностью ее поступления. Для того чтобы обеспечить своевременное поступление информации, необходимо организовать оперативное отслеживание (мониторинг) значительного числа параметров, характеризующих условия ее жизнедеятельности. Мониторинг хозяйственной организации должен включать в себя следующие основные элементы:

– перечень наблюдаемых целевых критериев оценки деятельности организации;

– периодичность наблюдения установленных критериев;

– принципы количественных и качественных оценок внешней и внутренней информации;

– методы анализа возможных последствий выявленных в процессе наблюдения исходных экономических явлений и порождаемых ими цепочек экономических явлений;

– методы определения “контрольных точек” в цепочках экономических явлений и порядок наблюдения за этими точками;

– методы экономического анализа внутри организации, обобщения результатов наблюдения динамики значений критериев;

– принципы выработки антикризисных управленческих решений.

Схема мониторинга представлена на рис. 2.9.

Рис. 2.9. Схема мониторинга хозяйственной организации

Носителями информации об изменениях во внешней и внутренней среде организации являются сильные и слабые сигналы. Сильные сигналы несут достаточно полную и достоверную информацию об этих изменениях, однако появляются, как правило, слишком поздно, чтобы организация имела возможность своевременно на них среагировать. Слабые сигналы появляются заблаговременно, но, характеризуются неточностью и неполнотой. Тем не менее анализ слабых сигналов позволяет организации своевременно подготовиться к возможным неблагоприятным изменениям. Диагностика по слабым сигналам хозяйственной организации может эффективно использоваться при принятии экстренных решений по управлению организацией. Необходимость диагностики по слабым сигналам возникает в ситуации, когда уровень нестабильности среды организации очень высок.

В условиях нестабильности сведения о возникающей угрозе возрастают постепенно: вначале появляются первые признаки изменений во внешней среде, затем определяется возможный источник этих изменений, и угроза конкретизируется (но не настолько, чтобы рассчитать, как данная угроза отразится на доходах организации).

В дальнейшем становится возможным определить меры противодействия возникающей угрозе, хотя информации еще не вполне достаточно для расчета и анализа последствий. Они могут быть рассчитаны и проанализированы лишь тогда, когда действия организации направлены на предотвращение воздействия угрозы.

В целом выделяют пять уровней осведомленности:

1. Можно быть уверенным только в том, что во внешней среде произошли какие-то изменения, но они еще четко не определены.

2. Источники изменений и их направленность становятся яснее.

3. Масштабы, область и характер изменений принимают конкретные очертания.

4. Намечаются пути решения проблемы, хотя последствия принятия того или иного решения еще неясны.

5. Результаты принимаемых решений по устранению опасности можно предсказать, и они становятся определенными.