Семь шагов для создания эффективного ИТ-подразделения - Сергей Гредников

– Совещания внутренние

– Работа с организационно-распорядительной документацией

– Переписка с партнерскими организациями

– Подготовка финансовых документов

– Договорная деятельность

– Сканирование, печать документов

– Подготовка отчетов

– Обучение, повышение квалификации

– Прочие работы, сложно учитываемые по времени – работы не вошедшие не в один раздел

– Отсутствие специалистов (простои, отпуска, отгулы, административные, больничные)

После того, как все поступившие Заявки пользователей распределены по разделам и определено плановое время по разделам «регламентные работы» и «прочее», ИТ-руководителю становятся доступны «свободные» часы по направлениям деятельности (функциям ИТ-подразделения) – время, которое может быть израсходовано на выполнение поступающих Заявок пользователей в планируемом периоде. В случае, если планирование трудоемкости выполнения уже поступивших задач в ИТ-подразделение выполняется по каждому сотруднику, то руководитель ИТ-подразделения видит «свободные» часы по каждому сотруднику, что в свою очередь позволяет более точно оценить возможности ИТ-подразделения для выполнения сверхплановых задач.

Подготавливать текущий план слишком заранее не следует, т. к. он не будет содержать актуальную картину по планируемой трудоемкости, т. к. заявки от пользователей могут поступать в независимости от времени года. Целесообразнее всего подготовить документ за 7—10 рабочих дней до начала планируемого периода.

В любом случае, при формировании текущего плана работ по ИТ-подразделению не стоит забывать, что все задачи включенные в план должны соответствовать принципу SMART:

– Конкретность (S),

– Измеримость (M),

– Достижимость (A),

– Значимость (R),

– Соотношение с конкретным сроком (T)

Если же у ИТ-руководителя есть автоматизированный инструмент планирования работ и фиксации факта по выполненным работам с возможностями формирования отчетов в различных разрезах, то это замечательно, т. к. если в штате более 100 человек, то обработать такие объемы информации в ручную – непростая задача.

5. Взаимодействие с Заказчиком

Ранее рассматривался вопрос формирования плана по ИТ-подразделению на основе поступивших Заявок от пользователей ИТ-сервисов. Возникает вопрос: как сделать процесс сбора Заявок эффективным? Это один из вопросов, который необходимо решить руководителю ИТ-подразделения в целях оптимизации времени на реагирование ИТ-подразделения на текущую потребность пользователя. Другими словами, завтра «раки по пять рублей» уже не нужны – они нужны сегодня и по «три рубля», а может и наоборот: завтра «раки даже по три рубля» не нужны, они нужны сегодня пусть и по пять.

Наиболее подходящее решение – это применение аппаратно программного комплекса (далее по тексту – АПК), позволяющего обрабатывать Заявки пользователей и накапливать статистику по выполненным Заявкам в различных разрезах. Применение АПК существенно сокращает время прохождения запроса от момента его инициации до принятия в работу конкретным ИТ-специалистом. Также при применении АПК наблюдается экономия расходных материалов таких как: офисная бумага, картриджи и/ или тонер, при условии заправки картриджей силами ИТ-подразделения. При появлении истории обработки (выполнения) Заявок, появляются возможности проведения аналитических исследований и формирования базы знаний предприятия. Отдельным плюсом необходимо отметить перераспределение нагрузки на ИТ-персонал, например: программист должен программировать, а не «срочно» отвечать на вопрос пользователя, который пришел к нему и ждет очереди (из других таких же пользователей), когда тот освободится! Для подобных вопросов организована первая линия поддержки и, в случае, если оператор HelpDesk или группа внедрения и сопровождения не смогла предоставить ответ пользователю, вот тогда идет обращение на второй и третий уровни поддержки (согласно принципов методологии ITIL (IT Infrastructure Library, библиотека инфраструктуры информационных технологий)). Стоит отметить, что и пользователь не тратит свое время в пустую, зная, что на его запрос поступит ответ в заранее обговоренное и согласованное время.

Таким образом применение АПК позволит не только построить эффективное взаимодействие с Заказчиком – конечным потребителей ИТ-услуг, но и будет способствовать повышению качества предоставляемых ИТ-сервисов пользователям. В общем случае, схема взаимодействия потребителей ИТ-услуг (пользователей ИТ-сервисов) и ИТ-подразделения представлена на. Стоит отметить, что внедрение АПК, на уровне зрелости ИТ-подразделения от нулевого до второго (согласно методики оценки уровня зрелости ИТ по CobiT), является Стратегической целью развития ИТ на предприятии.

Вариантов программного обеспечения на рынке достаточно и каждое предприятие может выбрать решение, которое удовлетворяет всем его запросам и потребностям. Также никто не запрещает разработать и внедрить собственное решение, но всегда нужно помнить об эффективности и трезво оценивать окупаемость инвестиций.

На представленной ниже схеме взаимодействия, приведено логическое разделение на первую, вторую и третью линии поддержки пользователей; организационно каждое направление (функция ИТ) может быть выделено в самостоятельную группу, так например: в рассмотренном примере ранее служба технической поддержки или техподдержка (Technical support, Helpdesk, Service desk) – сервисная структура отдела поддержки пользователей, разрешающая проблемы пользователей с компьютерами (как аппаратным, так и программным обеспечением) и периферийным оборудованием. Данная служба является единым центром приема Заявок пользователей и их дальнейшей обработки (назначение ответственных, сроков выполнения и т. п.).

Рисунок 4. Схема взаимодействия структурных подразделений предприятия и ИТ-подразделения

В последующем разделе рассмотрим общую схему взаимодействия более подробно.

5.1. Организация взаимодействия

Для удобства дальнейшего изложения материала, аппаратно-программный комплекс, используемый для приема, регистрации заявок, контроля за выполнением работ, а также для получения статистики по Заявкам будем называть – HelpDesk, а специалистов, отвечающих за прием и распределение Заявок – менеджерами HelpDesk.

Согласно приведенной схеме на., основанием для выполнения работ сотрудниками ИТ-подразделения является Заявка Заказчика в специализированное программное обеспечение – Система регистрации заявок HelpDesk. Данное программное обеспечение становится единой точкой входа/выхода информации для ИТ-подразделения, следовательно исключительную важность в организации взаимодействия играет бизнес-процесс обработки Заявок пользователей.