Вальсируя с медведями - Том ДеМарко

В зрелых организациях диаграммы неопределенности используются везде. Они в явном виде показывают, что известно, а что – нет. Если все решительно надеются выпустить продукт к определенной дате, диаграмма неопределенности дает возможность каждому сосредоточиться на том, насколько реальна или малоправдоподобна эта дата.

В явном виде указанная неопределенность позволяет рисковать. Без этого можно идти только на незначительный риск, но серьезные и компетентные руководители никогда не пойдут на большой риск без достоверной оценки того, насколько он велик. Сокрытие размеров неопределенности не помогает обманом втянуть таких руководителей в принятие рисков, которые, возможно, предстоят. Наоборот, при высоких рисках это подрывает доверие руководителей к тем самым людям, на которых им нужно положиться.

Итак, все это легко бы сошло, если бы допуск неопределенности можно было удержать в небольших пределах. Но можно ли это сделать? Конечно, можно быть ярым сторонником диаграмм риска, если диаграмма для вашего проекта выглядит так:

Здесь диапазон неопределенности представляется разумной долей от длительности с начала проекта до N.

Но предположим вместо этого, что ваша диаграмма риска выглядит так:

Совсем несимпатично в этой картинке то, что неопределенность слишком велика по сравнению с интервалом от начала проекта до N.

Если вы такой же, как и остальные из нас, руководителей проектов по созданию программного обеспечения, то вам комфортно при допуске порядка 10-15% времени от интервала с начала проекта до N и тревожно при любых больших значениях, то есть тревога возрастает по мере роста диапазона допуска свыше 15%.

Неудачи прежних проектов и их политики приучили нас к мысли, что подходящим диапазоном допуска является 10-15% от интервала с начала проекта до N. То, что больше, кажется неправильным, каким-то недисциплинированным. Многие руководители даже считают это признаком слабости управления.

Однако всё это не имеет никакого значения. Размер вашего допуска неопределенности является производным от того, сколь велик шум (отклонения) в процессах разработки, принятых в вашей организации, и не имеет никакого отношения к тому, что кому-то кажется подходящим.

Шум – источник отклонений от одного проекта к другому, объяснение того, почему некоторые проекты занимают больше времени, несмотря на все ваши усилия. До некоторой степени шум является количественной оценкой последствий прошлых рисков, величина шума может быть эмпирически определена для любой организации, которая ведет хотя бы элементарные записи деятельности. Эта цифра устанавливает, сколько неопределенности должно быть в вашем следующем проекте. Другими словами, ваша прежняя деятельность определяет размер диапазона допуска.

В целом для отрасли, производящей программное обеспечение, диапазон допуска составляет порядка 150-200% от интервала с начала проекта до N. Таким образом, у проекта с N, приходящимся на 25-е число какого-то месяца, дальний конец диапазона кривой неопределенности придется на 75-е число. От вас не требуется испытывать восторг по этому поводу. Просто так устроен мир. Бесполезно притворяться, что дело обстоит иначе.

Глава 9

Механика управления рисками

Мы совсем неплохо оцениваем. Нам просто плохо удается перечислять все допущения, лежащие в основе наших оценок.

Поль Рук[17]

Вот простая проверка осведомленности о рисках в проекте: просмотрите план проекта и попросите руководителя указать любые задачи, которые вообще можно было бы не выполнять. Вы можете неожиданно увидеть в ответ на его лице выражение полного недоумения. Если перевести это выражение в слова, то смущенный взгляд как бы спрашивает: «Если задача не должна быть выполнена, какого черта было включать ее в план?» Так вы узнали, что план, по мнению этого менеджера, является набором всех тех задач, которые обязательно необходимо выполнить.

Может быть, мы не так уж плохо оцениваем

Когда проект отклоняется от графика, это редко происходит из-за того, что запланированная работа просто заняла больше времени, чем все думали; гораздо чаще это объясняется тем, что проект застрял из-за выполнения работ, которые вообще не были запланированы. Наша деятельность в качестве консультантов по судебным тяжбам ежегодно снабжает нас новыми примерами этого. Большое количество этих свидетельств привело нас к следующему, на первый взгляд поразительному выводу:

Большинство руководителей проектов по созданию программного обеспечения проделывают приемлемую работу по предсказанию задач, которые должны быть выполнены, и слабую работу по предсказанию задач, которые может потребоваться выполнить.

Здесь есть хорошая и плохая новости. Плохая новость: из-за того, что все реальные проекты преподносят свою долю сюрпризов, руководители часто не в состоянии выполнить свои обещания, захлебнувшись в появляющихся одна за другой задачах, которые «может потребоваться выполнить». Хорошая новость: эти вызванные определенными условиями задачи являются, по крайней мере на общем уровне, отлично предсказуемыми.

Вчерашняя проблема

Простой перечень пары дюжин главных проблем организации, с которыми пришлось столкнуться в проектах нескольких последних лет, – отличный первоначальный перечень рисков для следующего проекта. Это предполагает совершенно механическое начало дела управления риском: Произведите «разбор полетов» по нескольким хорошим и плохим проектам и посмотрите, в чем они отклонились от первоначальных ожиданий. Проследите каждое отклонение вплоть до его причины и назовите эту причину риском. Присвойте ему номер и следуйте дальше.

В основе этого подхода лежит следующий принцип:

Вчерашняя проблема – это сегодняшний риск.

В каждом из нас найдется какая-то струна, которую заденет эта формулировка. Мы захотим «подправить» ее на что-то вроде «Сегодняшняя проблема – это вчерашний риск» или «Сегодняшний риск – это завтрашняя проблема». От таких переформулировок проку мало. Именно уравнивание прошлых проблем и нынешнего риска (другими словами, признание повторяющегося характера проблем проекта) помогает вам на практике управлять риском. Если вы обнаруживаете, что с недавно завершенным вами проектом возникли трудности, когда несколько ключевых работников ушли из компании, тогда потери персонала автоматически входят в ваш перечень рисков по новому проекту. Слово «автоматически» стоит здесь подчеркнуть: потеря работников, в особенности ключевых, настолько серьезная угроза, что управление в стиле «будет сделано» может отказываться рассматривать ее. Никогда не вздумайте недооценивать соблазнительный комфорт фразы: «Брррр, я просто не хочу об этом думать».

Итак, один из способов расширить перечень рисков – по крайней мере первоначально – состоит в методичном использовании анализа результатов после окончания проектов. Это предполагает, что ваша компания уже является достаточно просвещенной для проведения «разбора полетов» после завершения каждого успешного и неуспешного проекта, чтобы выявить, что произошло. Если вы этого не делаете, то, возможно, вам захочется взглянуть на ссылки в конце книги, где можно найти две рекомендации по анализу результатов законченных проектов.

Едва ли разбор предыдущих проектов является новинкой. Новым является только использование результатов этого процесса, как входных данных в процессе управления рисками:

Ладно, мы перечислили риски, и что теперь с ними делать?

В то мгновение, как вы добавляете какой-то риск в свой перечень, возникнет нажим, чтобы его убрали. Риск – это беспокойство, а когда беспокойство упорно сохраняется от одного статусного совещания к другому, вы неизбежно замечаете, что некоторые представители высшего руководства компании выражают признаки раздражения. Они явно чувствовали бы себя значительно лучше, если бы вы просто вычеркнули эту глупость из своего списка и сказали: «Об этом можно больше не беспокоиться, босс, уже приняты нужные меры». Чем более вызывающим тревогу оказался риск, тем сильнее нажим, чтобы заставить его исчезнуть из списка. По нашему опыту, достаточно раздраженный высший руководитель мало стремится понять, почему данный риск исчез, если он наконец исчезнет.

К счастью, некоторые риски исчезают в ходе проекта. Возможно, вас беспокоило, поставит ли необходимый компонент один из ваших субподрядчиков, риск невыполнения им своих обязательств исчезает, когда компонент получен и прошел тестовые испытания. К концу проекта исчезают все риски, которые не материализовались.