Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить. Практикум - Михаил Рыбаков

• Почти всегда приводит к снижению эффективности – если не усовершенствовать систему управления.

• Избыточное количество чего-либо притупляет чувства и снижает воспринимаемую ценность этого.

Так ребенок, у которого мало игрушек, ценит их и любит годами. А тот, у кого их много, не успевает даже поиграть с каждой. И ему постоянно нужны новые.

Сначала – плюшевые мишки, потом айфоны, потом «лексусы» и т. д. Лишняя еда (особенно вредная, а таковой в магазинах – большая часть) сильно вредит здоровью, притупляет разум.

Рост бизнеса хорош, если вы действительно понимаете, зачем это вам нужно.

Полезно понимать разницу между ростом и развитием.

Развитие – это повышение качества бизнеса, его эффективности.

Результаты могут быть как денежные, так и иные. Например, новые клиенты и партнеры, рост известности и имиджа на рынке, развитие вашей команды, успешная апробация новой технологии. А также – удовольствие.

Затраты – деньги, время, материальные ресурсы (техника, сырье и пр.), человеческие ресурсы, «нервы», здоровье участников и так далее.

Увеличиваем результаты и снижаем затраты.

Работать над повышением эффективности бизнеса гораздо ценнее и интереснее, чем над его ростом. Особенно в бизнесе зрелом.

Повышение конкуренции и кризис подталкивают к этому.

Влить лишний миллион рублей или долларов в рекламу – большого ума не нужно.

Другое дело – поднять средний чек в ресторане, увеличить отдачу от квадратного метра торговой площади или прибыль на одного сотрудника[62]. Это – настоящее управленческое мастерство!

Светодиодная лампа мощностью 12 ватт светит так же ярко, как 100-ваттная лампа накаливания. И служит во много раз дольше. Но чтобы ее изобрести и научиться изготавливать в промышленных масштабах с низкой себестоимостью, понадобились многие годы размышлений и экспериментов.

Хорошо, когда повышение эффективности становится частью культуры компании, привычной и естественной для сотрудников – как дыхание. Интересной, увлекательной игрой. Возможностью самореализоваться, стать лучше самим и улучшить окружающий мир.

К сожалению, это отличается от подхода, привычного нам – жителям постсоветского пространства:

Важны результаты и то, какой ценой они получены.

Вот зарисовка из книги известного рационализатора Г. Эмерсона «Двенадцать принципов производительности», написанной им в 1911 году (издавалась на русском языке). Книга актуальна и по сей день.

«Талантливый председатель правления трансконтинентальной железной дороги оказался в большом затруднении в связи с разливом реки, которая размыла полотно, проходившее по склону холма. Высококвалифицированные инженеры советовали отодвинуть полотно в сторону, что обошлось бы в 800 тысяч долларов. Председатель вызвал подрядчика и дорожного мастера-ирландца. Они спешно выехали на место происшествия в личном вагоне председателя правления и целый день бродили там, изучая местность.

По их совету и плану было выполнено несколько канав, которые и отвели воду в сторону. Все работы обошлись в 800 долларов. И увенчались полнейшим успехом».

Ваш бизнес растет? Развивается?

Насколько он эффективен? По деньгам, и не только. Например, по соотношению удовольствия, которое вы получаете, к затратам времени и сил.

Полезно бывает сравнить свой бизнес с конкурентами[64].

И еще одна мысль. Я считаю, что в качестве главного ориентира в жизни лучше всего выбирать счастье. Это – «компас», встроенный в нас мирозданием. Ощущение того, что все идет, как нужно. Если хорошо чувствовать свои желания и потребности, ваша жизнь год от года будет становиться все более гармоничной.

Кстати, для меня основной критерий успеха консалтингового проекта – повышение удовольствия собственников от бизнеса и жизни[65].

Рекомендую посмотреть мой фильм «От карьеры к свободе» на сайте www.mrybakov.ru в разделе «Почитать и посмотреть – Наши фильмы». Интересные люди (наемные работники, фрилансеры, бизнесмены, инвесторы), которые заняты любимым делом, свободны и счастливы. Мы работали над фильмом больше года, снимали его в разных странах.

На что вы ориентируетесь в бизнесе и в жизни?

На рост или на счастье?

Основа. Итоги

Основные проблемы нашей страны, в том числе бизнеса, – коррупция и неразумное управление. Второе исправить проще, это в ваших руках.

Чтобы осмысленно развивать свой бизнес, нужно определить «точку А», где вы находитесь, и «точку Б», куда хотите прийти.

Полезно выписать основные проблемы, которые есть в вашем бизнесе. К счастью, причина у них одна – недостаточно четкая и слаженная работа. Подход к решению разных проблем тоже единый.

Бизнес находится на одной из трех стадий развития: спонтанный бизнес (бардак), четкая система, живая саморазвивающаяся компания.

Спонтанный бизнес может неплохо работать, пока он маленький. При росте и тиражировании проблемы усиливаются. Управляемость и рентабельность падают, ключевые люди выгорают, качество снижается, клиенты уходят.

Для большинства компаний ближайшая цель, «точка Б» – навести порядок в бизнесе, вывести его на второй уровень.

Важен баланс трех элементов: цели, система (технология работы) и люди. В большинстве компаний бывают перекосы:

• Вектор движения четко не определен, или не согласован между ключевыми людьми, или команда о нём не знает.

• Система управления не выстроена, все держится на конкретных людях. Или система построена формально, или она избыточная, бюрократическая.

• С людьми работают неграмотно: плохо отбирают, не вводят в должность, слабо мотивируют и т. д.

Бизнес-процессы – это часть системы, но заниматься только ими неверно. Компания – целостный организм, в котором все взаимосвязано.

Многими компаниями управляют авторитарно, по принципу «я начальник – ты дурак». Суть – вертикаль власти, подчинение. Это приводит к низкой эффективности работы, слабой инициативе и ответственности сотрудников, конфликтам. Причина авторитарного стиля управления в традициях, в «племенном мышлении» людей, неумении управлять иначе.

Процессный подход позволяет видеть компанию через призму процессов. Большинство из них выполняются по горизонтали, проходят через разные подразделения и должности. Управление процессами позволяет повысить эффективность работы, сделать компанию живой и гибкой, отладить взаимодействие людей и подразделений, включить сотрудников в развитие бизнеса, улучшить атмосферу в команде.

В бизнесе вы можете играть разные роли. Исполнитель сам выполняет работу. Оперативный управляющий (руководитель) ставит задачи исполнителям и контролирует результаты. Бизнес-архитектор разрабатывает и улучшает конструкцию системы, технологию ее работы. Заказчик – это собственник бизнеса, он определяет вектор развития.

Полезно определить, какую часть рабочего времени вы проводите в той или иной роли. Универсального правильного соотношения нет. Чтобы развивать бизнес, для начала сократите свою работу в роли исполнителя, переходите к оперативному управлению. А также выделяйте время на развитие архитектуры бизнеса – постепенно сможете выйти и из оперативного управления. Роль Заказчика полноценно появляется тогда, когда у вас есть команда сильных топ-менеджеров.

Важный вопрос – кому быть архитектором бизнеса.

Чтобы успешно развивать бизнес, нужно сначала разобраться с личными целями. Полезно определить свою мечту (что создать во внешнем мире, оставить после себя), желаемый образ жизни, сколько денег нужно лично вам, сколько времени вы готовы тратить на бизнес, сколько он должен быть способным проработать без вашего участия.

Большинство руководителей стремятся к расширению бизнеса: росту оборота, численности персонала и пр). Однако часто это приводит к росту напряжения и стрессов, снижению управляемости, высоким рискам, потере здоровья и радости от жизни.

Эффективность = Результаты / Затраты. Повышаем результаты при снижении затрат (и то и другое не только денежное).