Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня - Вернер Тики Кюстенмахер

Наконец-то вы приступаете к работе!

Наиболее распространенная ошибка. В вашем ежедневнике накапливаются пункты, которые вы все дольше и дольше откладываете.

Как исправить ошибку. Назначьте для задач, которые рискуют быть отложенными, более сжатые сроки. Не записывайте в своем ежедневнике «Позвонить доктору Злову» — вы охотно перенесете это мероприятие, тем более, если оно вам неприятно, на более поздний срок. Запишите лучше: «9.30 утра: позвонить доктору Злову». Наметьте и для отдельных этапов вашего крупного проекта четкие сроки, когда существует опасность затянуть их выполнение. Например: «8.00 — 10.00 утра: написать 150 строк большого романа». Не улыбайтесь — даже великие писатели работали так, и, как известно, небезуспешно!

Как перестать отвлекаться от дел

Это было и остается Законом «как проще» — по меньшей мере, теоретически. На практике всегда что-то мешает его выполнению, ведь чем неприятнее задание, которое надо выполнить, тем легче вы отвлекаетесь. Здесь вам поможет Программа «как проще» — кстати, она также пригодится и ученикам, увиливающим от выполнения домашних заданий.

Если вам предстоит заняться необходимой, но тягостной для вас деятельностью, вы непременно убедите себя в том, что у вас есть другие, более важные и неотложные дела — и перейдете к ним. Для того чтобы этого избежать, вы должны понять, что «другие важные дела» — это простая отговорка. Назовите эти отвлекающие моменты своими именами и подстегните себя фразой вроде: «Я не позволю себе отвлечься». Другим людям, отрывающим вас от дела, вы тоже должны сказать: «Пожалуйста, не отвлекайте меня, я сейчас занят очень важным делом. Позднее я буду в вашем распоряжении».

Другие отвлекающие импульсы исходят не извне, а от вас самих: вам не терпится приготовить себе чашечку кофе, кому-нибудь позвонить, сыграть в компьютерную «стрелялку» или «залезть» в Интернет. В этом случае тоже помогает трюк с именами: дайте отвлекающим вас предметам какие-нибудь веселые названия и представьте их в виде забавных гномиков. Вы научитесь с юмором относиться к собственным слабостям: например, посмеетесь над Трясущимся Кофеманом-Помойное зерно, над Вздормелющей Телефонщицей фрау Горячая Трубка или над Нервно-кликающей Онлайн-собачкой Интер-Принтер. Вообразите себе такой символ и «победите» его с помощью какого-нибудь остроумного приема — заприте в ящик стола, опрокиньте, прицепите к монитору и тому подобное.

Иной раз вам будет казаться, что для этого потребуются невероятные, огромные усилия, тогда как ваши силы — совсем невелики. Но посмотрите на феномен принятия решения реально, и вы увидите, что решение обычно принимается за четверть минуты. То есть, если вы продержитесь всего 15 секунд, вы выиграете! Кроме того, действует правило: чем чаще вы побеждаете сомнения, тем слабее они становятся.

Прежде всего, не поддавайтесь отвлекающим моментам так легко. Рядом с вашим рабочим местом много посторонних вещей, и ваши мысли постоянно готовы разбежаться по самым различным поводам. Поэтому перед каждым важным делом следует убирать из поля зрения все ненужные предметы, чтобы обеспечить себе рабочую обстановку. Встаньте с места, сделайте глубокий вдох, расправьте плечи и начните мысленно новую главу. Часто помогает перемена места, так как за другим письменным столом, вдали от обычной обстановки, легче работается.

Как перестать быть козлом отпущения

Если же, несмотря на все усилия, на вашем письменном столе продолжают громоздиться кипы бумаг, то это говорит просто о нехватке времени. Заполненный до последней строчки ежедневник означает заваленный делами стол. Это происходит обычно с добродушными, чересчур «востребованными» людьми, которые считают своим долгом обо всем заботиться и в случае нехватки «рабочей силы» принимают ответственность на себя. Если поджимают сроки, если не до конца выполнена задача — они служат козлом отпущения. Все остальные могут полностью на них положиться: неважно, на работе или дома. Такая роль может приносить удовлетворение, но она же может сделать вас усталым, измотанным и нервным — если вы не будете знать меры. Если вы относитесь к данной категории людей, мы дадим вам пару советов, как изменить нежелательную ситуацию.

Следуйте правилу: никогда не делайте что-либо только потому, что так удобнее другим! Снимите с себя маску «сочувствующего». Спросите себя критически: «Что я делаю в частной жизни и на работе только из-за того, чтобы сделать другим приятное? Какие вещи, которые мне самому ничего не приносят, я делаю только по привычке?» Ваши коллеги, домашние и дети сами должны заботиться о том, чтобы четко исполнять свои обязанности. И чем скорее вы снимете с себя ненужную ответственность, тем скорее вы избавитесь от роли козла отпущения.

Пусть другие при этом кричат, жалуются, протестуют или даже угрожают вам. Выдержите этот напор и считайте подобные реакции явным доказательством того, что ситуация начинает выравниваться. Спокойно признайтесь самим себе и другим, что раньше вам иногда даже доставляло удовольствие то, что вас используют. Но теперь вы исчерпали себя. Вы даже можете не моргнув глазом сказать, что хотите передать другим прекрасное чувство — быть использованным...

После этого главное — удержаться на занятых позициях. Не дайте себя переубедить! Освободите себя от лишнего груза, критически пересмотрев то, чем вы занимаетесь: откажитесь от дел, которые не являются вашими. Возможно, вы давно уже исполняете обязанности, которые другие из личных интересов переложили на вас со словами лести, вроде: «у вас это получается гораздо лучше», «ваши протоколы — самые удачные» или «вы это так хорошо всегда делали».

Подключите свой здоровый эгоизм и покончите со всеми делами, которые не приносят вам радости. Ловушка времени и привычки подстерегает прежде всего тех, кто занимается общественной деятельностью, так как там немногим активистам противостоит целая масса приспособленцев и всезнаек. Если вы относитесь к активистам, побеспокойтесь о том, чтобы на вас не «навешали» все задачи и недоработки. Снимите с себя на трех заседаниях подряд возложенные на вас обязанности и посмотрите, что будет дальше. Если никого не найдется, чтобы вас заменить, то это свидетельствует о слабой структуре — ведь что это за организация, которая не может справиться с бездеятельностью одного-единственного члена в течение трех коротких периодов? В этом случае вы можете без сожалений отдать свой пост другим.

Как создать свой деловой стиль