Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве - Анжелика Шепелева

Если человек трудится в организации на условиях совместительства, делать записи необязательно. Но если сотрудник хочет, чтобы в книжке была указана работа по совместительству, то нужно поступить следующим образом. Человеку выдают копию приказа о приеме на работу по совместительству. Он относит эту бумагу в организацию, которая является основным местом работы. Там и будет внесена запись в трудовую книжку.

Если работник получает еще одну профессию, это также необходимо отразить в его трудовой книжке. Запись делают на основании диплома или удостоверения. При этом указывают название профессии и присвоенный разряд. Время обучения в книжке не указывают.

Раздел «Сведения о награждении» должна заполнять та организация, где находится трудовая книжка. Здесь все как обычно: сотрудник кадровой службы пишет полное название предприятия-работодателя и сокращенное, если оно есть. Указывают порядковый номер записи, дату. Делают саму запись (кто наградил работника, за какие достижения и какими наградами) и приводят ссылки на документы.

При прекращении трудового договора надо указывать соответствующие статьи Трудового кодекса и пункты этих статей (ч. 6 ст. 66 ТК РФ).

Пример

Волков Семен Федорович 19 января 2004 г. устроился на работу в ООО «Северянка» токарем 3-го разряда. В этот же день руководитель организации подписал приказ № 7 о приеме Волкова на работу. А.М. Петрова, начальник отдела кадров, внесла записи в трудовую книжку Волкова.

В марте 2004 г. Волков устроился по совместительству на работу в ООО «Фокус». При этом он захотел, чтобы в его трудовую книжку внесли соответствующую запись. Для этого Волков принес в ООО «Северянка» копию приказа о приеме на работу в ООО «Фокус» по совместительству (№ 20 от 2 марта 2004 г.).

В сентябре 2004 г. Волков прошел переподготовку в ООО «Северянка» и получил вторую профессию – механика 3-го разряда. Получение новой профессии подтверждает удостоверение от 13 сентября 2004 г. № 15.

В ноябре Волков подал в ООО «Северянка» заявление об увольнении по собственному желанию. Приказом № 115 от 15 ноября 2004 г. он был уволен с работы на основании п. 3 ст. 77 Трудового кодекса РФ. В трудовую книжку были внесены следующие записи.

Таблица 1.2. Сведения о работе

Что же делать, если при заполнении трудовой книжки все-таки была допущена ошибка? Записи в трудовой книжке зачеркивать нельзя. Поэтому исправляют ошибки таким образом. Под неправильной записью ставят следующий порядковый номер и дату. Затем пишут, что запись за предыдущим номером недействительна. После этого вносят правильную запись. При этом указывают дату и номер приказа, на основании которого она делается.

Таблица 1.3. Исправление в трудовой книжке при допущении ошибки в записи

Если же нужно исправить запись об увольнении или переводе сотрудника, то нужно действовать так: указать, какая запись недействительна. Затем написать «восстановлен на прежней работе».

Таблица 1.4. Исправление записи об увольнении или переводе сотрудника

Однако в этом случае работник вправе потребовать дубликат трудовой книжки без ошибочной записи. Тогда в правом верхнем углу первой страницы дубликата делается надпись «Дубликат». На титульном листе прежней трудовой книжки пишут «Взамен выдан дубликат» и указывают его серию и номер.

А вот на титульном листе зачеркивания допускаются. При смене фамилии, имени, отчества исправления в титульный лист вносятся на основании документов – паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака. Когда же сотрудник получил дополнительное образование, новые сведения просто дописывают (на основании диплома или свидетельства) в титульный лист рядом со старыми. При этом название, номер и дату документов, на основании которых вносятся изменения, указывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Сокращения теперь делать в трудовой книжке запрещено. Скажем, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение» или «пер.» вместо «переведен». Даты следует записывать тоже полностью, например 20.01.2004.

Иногда возникает такая ситуация: в трудовой книжке допущена грамматическая ошибка в названии организации, где работает сотрудник. Как правильно исправить ошибку, ведь запись о наименовании организации не нумеруется?

К сожалению, вопрос о том, как это исправить, четко не урегулирован – в законе сказано лишь, что изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Однако у кадровиков сложилась следующая практика решения этой проблемы. Скажем, вам нужно исправить запись «Закрытое акционерное общество «Риэлтор»» (ЗАО «Риэлтор») на «Закрытое акционерное общество «Риелтор»» (ЗАО «Риелтор»). После последней записи в разделе «Сведения о работе» без указания порядкового номера и основания внесения записи вносим отметку: «В наименовании организации допущена ошибка. Закрытое акционерное общество «Риелтор» (ЗАО «Риелтор»)».

Бывает, что в трудовой книжке одного из сотрудников кадровый работник обнаружила ошибку, которую допустил предыдущий работодатель. Может ли она ее исправить?

Может, но действовать надо по порядку.

Ошибку можно исправить двумя способами. Первый – работник самостоятельно обращается в организацию, которая допустила в трудовой книжке ошибку, и там ее исправляют в установленном порядке. Второй способ – фирма, где человек трудится сейчас, направляет запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа вносит в трудовую книжку исправления.

Иногда кадровые работники задаются вопросом: в каких случаях нужно, чтобы сотрудник расписался в трудовой книжке?

Во-первых, работник ставит свою подпись, когда ему заводят трудовую книжку впервые. Свою подпись он должен поставить на титульном листе документа после того, как работник кадровой службы внесет сведения о работнике (фамилию, имя, отчество, дату рождения, паспортные данные и т. д.).

Во-вторых, работник должен расписаться в трудовой при увольнении. Причем поставить подпись он должен напротив каждой записи, которую внес кадровик. Предположим, Иван Петров был принят на работу менеджером, затем его повысили в должности до старшего менеджера, а потом он уволился. В этом случае Петров должен расписаться под тремя записями в трудовой книжке. Если в трудовую книжку вносились исправительные записи, то при увольнении сотрудник должен расписаться и под ними.

Впрочем, если сотрудник не распишется, то организацию за это не накажут. Это технически не осуществимо в связи с уходом работника и отсутствием его книжки во время проверки работодателя.