Основы делового общения - Алла Сорокина

5) необходимо учитывать характеры и взаимоотношения приглашенных, рассаживая участников, т. к. установлено, что при прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже – те, которые сидят рядом. Руководитель должен регулировать направленность выступлений, не допуская отклонений в сторону, затягивания выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа и реальных предложений. Если начало обсуждения выявило неподготовленность вопроса, то необходимо снять его с обсуждения. Необходимо следить, чтобы выступления были корректны, регулируя их очередность. Длинные и туманные выступления можно тактично прерывать, не задевая самолюбия выступающего;

6) совещание начинается со вступительного слова руководителя, в котором он формулирует цели и задачи предстоящей работы. Если на обсуждение выносятся заранее подготовленные предложения, то они доводятся до присутствующих, после чего обсуждаются. Если это не сделано, то предлагается вносить предложения, а уж затем их обсуждать. Очень хорошо при обсуждении наиболее важных тем, если текст будет заранее подготовлен и роздан участникам заседания. Но не стоит в выступлении охватывать большой круг вопросов, достаточно остановиться на кардинальной основополагающей идее, но ее нужно изложить убедительно, доказательно, доходчиво, контролируя себя и реакцию аудитории.

Начинать совещание нужно вовремя и сразу согласовывать с его участниками правила совместной работы, например ограничение времени выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.

Ведущий совещания обычно выбирает один из двух основных стилей ведения совещаний: дипломатический или авторитарный.

Дипломатический стиль предполагает учет мнений всех участников совещания, а также то, как различные идеи согласуются между собой. При авторитарном стиле руководства некоторые участники, стремясь протащить свои проекты, действуют напористо.

Одна из основных задач ведущего делового совещания – привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы. Конечно, у ведущего должна быть своя точка зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в своем понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения, ведущий совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или упускают что-то существенное, он может сообщить недостающие факты. Правильно поставленные вопросы – прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в нужное русло.

В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход. Для этого руководителю следует:

1) оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих;

2) постоянно поддерживать разговор;

3) немедленно принимать меры в случае возникновения эмоционального напряжения;

4) выслушивать мнение всех оппонентов;

5) нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и к отклонениям от темы;

6) при необходимости уточнять сообщения отдельных участников: «Что именно вы имеете в виду?»;

7) чаще подводить промежуточные итоги, для того чтобы продемонстрировать участникам, что они уже близки к цели.

Для сохранения единства участников совещания:

1) разрядить обстановку в конфликтной ситуации;

2) не принимать чью-то сторону до окончательного подведения итогов;

3) защищать того, кто имеет меньше опыта, работает недавно;

Для мобилизации участников совещания:

1) не расслабляться самому и не давать выключаться из работы другим;

2) избегать повторов;

3) не оставлять без внимания даже самое незначительное предложение, если оно хоть как-то поможет делу.

Для фокусировки внимания на обсуждаемой задаче:

1) основываться на фактах;

2) записывать вносимые предложения;

3) выстраивать их так, чтобы в глазах присутствующих складывалась целостная картина.

Для активации участников совещания:

1) в целях усиления доказательности тех или иных положений ставить дополнительные вопросы;

2) высказать одобрительное замечание в адрес участника, внесшего конструктивное предложение.

Рекомендуется определенный порядок выступлений, при котором их очередность будет обратной авторитету и положению выступающего, тогда над участниками с более низким статусом не будет довлеть уже высказанное суждение более авторитетных коллег.

Если цель совещания заключается в обмене информацией и постановке очередных задач по ходу текущей работы, то в совещании должны участвовать лишь руководители подразделений. На таком заседании следует коротко рассказать о положении дел, т. к. не исключено, что некоторые из присутствующих могут быть не знакомы с проблемой в целом. Затем необходимо сообщить о ходе выполнения решений, принятых на предыдущем совещании.

Если цель совещания – решение конкретной проблемы, то к работе в нем необходимо привлечь тех, без кого дело не сдвинется с места, и тех, кто способен предложить свой вариант решения данной проблемы. Участников совещания необходимо обеспечить информацией о проблеме, четко и однозначно сформулировать задачу.

В конце совещания следует кратко подвести его итоги, поблагодарить участников за высказанные конструктивные предложения, поставить задачи по реализации принятых решений.

Конференции

1. Проведение конференций требует детальной подготовки, включая и рассылку с разрывом в полтора-два месяца информационных писем. В них сообщается: в первом письме – о вероятной тематике, структуре и сроках конференции, а также о вероятном представительском взносе и стоимости проезда и пребывания на конференции.

2. Второе информационное письмо содержит подробную программу конференции, включая ее деловую, неофициальную и культурную части, сведения о приемах, а также информацию о программе поездок, программе для сопровождающих и т. п. Во втором информационном письме детально рассматриваются все стороны, касающиеся приезда, размещения, затрат во время конференции. Обычно к информационным письмам прилагаются опросные листы, заполняемые будущими участниками и включающие как информацию об участниках, так и сведения об их предполагаемой деятельности на конференции, а также о способах оплаты представительского взноса.

Выставки-презентации

Проведение выставок может быть связано и с проведением конференций или даже группы семинаров. В то же время организация выставки может быть и составным элементом проведения конференции. В этом случае возникает ряд задач, связанных с организацией выставочного зала, подбором и размещением экспонатов, а также с затратами участников на оформление стендов. Оптимальный блок для размещения фирмы на выставке должен включать три или четыре помещения: помещение для размещения основных экспонатов, где находятся представители фирм, общающиеся с основной массой посетителей; помещение для отдыха работников фирмы: кладовая для рекламной документации, сувениров, деталей экспонатов, а также желательно помещение, где представители фирмы могут за чашечкой кофе побеседовать с посетителями – потенциальными деловыми партнерами, проявившими особый интерес к деятельности фирмы.

Как к конференциям, так и к выставкам должно быть подготовлено большое количество информационных материалов: сведения об организации, ее возможностях, потенциале, репутации; рекламная информация первого уровня о продукции и возможных услугах, предлагаемых организацией; детальная информация о продукции фирмы, рассчитанная на специалистов и солидных квалифицированных потребителей. Вся эта информация должна быть подготовлена с определенным запасом и должна отличаться высоким уровнем полиграфического исполнения.

Представители фирмы, работающие на выставках, должны быть хорошо подготовлены и способны ответить на любой вопрос, касающийся потребительских возможностей продукции. Неквалифицированный ответ, отговорка неблагоприятно влияют и на репутацию продукта, и на репутацию организации.

Презентация является непременным атрибутом становления фирмы, ее утверждения на внутреннем и международном рынке.

Демонстрация товаров на презентации является весьма убедительным средством рекламы. Особенно это относится к демонстрации машин, оборудования и приборов, которая позволяет убедить возможного покупателя в достоинствах конструкции, высокой производительности и качестве выпускаемой продукции. Очень важно вовлечь потенциального клиента в совместные действия. Это может быть, например, предложение об испытаниях приборов, примерке одежды, передаче материалов на экспертизу прочности и т. д. Когда клиент имеет возможность лично ознакомиться с товаром, потрогать его руками, у него подсознательно растет доверие к нему и фирме. Когда можно непосредственно ощутить мягкость меха, удобство куртки, прочность ткани или легкость работы с компьютерным редактором текста, сигналы, закрепляющие это впечатление, поступают со всех сторон. Помещение, где проводится презентация, оформляется рекламными плакатами, стендами и т. п. Участникам презентации вручаются сувениры (рекламные подарки) с целью напоминания их получателям о фирме. В качестве рекламных подарков обычно используются недорогие предметы: записные книжки, календари, авторучки, пепельницы, зажигалки, значки. На эти предметы наносится название фирмы, а иногда ее адрес и характер деятельности.