Тайны профессионального секретаря-референта: идеальная организация рабочего дня шефа - Илья Мельников

Илья Мельников

Тайны профессионального секретаря-референта: идеальная организация рабочего дня шефа

Распорядок рабочего дня секретаря-референта

Рабочий день секретаря-референта нельзя разложить по минутам, он не программируется, поскольку целиком зависит от ритма работы руководителя. Даже запланированные ранее дела нередко приходится откладывать из-за внезапно нахлынувших новых проблем. Кроме того, нередко складывается впечатление, что рабочий день у секретаря ненормированный из-за бесконечного наплыва дел. Однако решить много проблем и организовать минутку для отдыха поможет элементарное планирование. Пусть не всегда удастся следовать запланированному, но это организует.

Итак, основными условиями успешной деятельности секретаря-референта являются:

– планирование предстоящих дел;

– установление оптимального ритма труда;

– постепенно вхождение в работу и обязательное чередование труда и отдыха.

Планирование

Планировать можно один рабочий день, а можно сразу неделю. Планирование работы на месяц, квартал или год составить сложно, поскольку это слишком большой промежуток времени, а работа секретаря зависит от распорядка дня руководителя. Однако планировать заранее известные мероприятия не только можно, но и нужно даже за год.

Планирование личной работы охватывает распределение предстоящих дел в течение рабочего дня, недели, месяца. Для этого следует составлять план предстоящих работ с последующим уточнением заданий. Конкретная структура такого плана может быть самой различной, но суть его для всех форм общая: вместо того чтобы выполнять свои функции по памяти, следует заранее фиксировать все нужные дела в календаре или блокноте и распределить время так, чтобы успеть выполнить все запланированное. Перед тем, как начинать планирование работы, следует узнать планы руководителя и запланированные им мероприятия, ведь в первую очередь работа секретаря-референта заключается в помощи своему начальнику. После этого можно планировать свою собственную работу. Сначала необходимо выделить самые срочные и важные дела.

Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня, например, обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро. Если есть какая-то важная информация для руководителя, то сообщить ее нужно тоже с утра, в это же время следует напомнить обо всех мероприятиях, запланированных на день. В течение дня сообщается лишь что-то экстренное.

Текущую работу следует разделить на:

1. Срочную – к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны находится отдельно).

2. Менее срочную. Следует сложить все вместе то, что относится к определенному делу, в одну папку или обложку.

3. Назначенные сроки выполнения работы и приема посетителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку.

4. Документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необходимо проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее время. Если этого вовремя не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на его поиски. Проверку лучше выполнять в свободное от основной деятельности время, чтобы не отвлекаться и ничего не перепутать.

Во многих странах мира секретари применяют специальные плоские папки-гармошки, страницы которых расписаны по дням месяца. Сквозь вырезы в правом углу папки видны вложенные туда документы, записки-напоминания, поручения шефа, которые надо выполнить к определенному сроку.

Лучше всего вести эти записи в специальных блокнотах-еженедельниках. В них для каждого дня недели имеется часовая сетка, и предстоящие дела можно сразу записывать на определенный час. Можно делать это в любой записной книжке. На каждый день недели целесообразно отводить специальную страницу или несколько страниц, в которые заранее заносятся предстоящие дела, перечисляются виды и объемы работ. По мере приближения конкретного дня недели все это уточняется с учетом других дел.

При планировании дел на неделю и месяц можно составить экран работы – большой лист бумаги, расчерченный в виде таблицы по дням, куда вносятся все предстоящие дела. Значимым для планирования дел является использование цвета в качестве носителя информации: целесообразно использовать цветовой «семафор» при раскладке документов в папки различных цветов.

Однако в практике работы секретарей-референтов и их руководителей бывает очень много дел, по которым сразу невозможно, установить сроки исполнения. Часто приходится переносить дела с одного срока на другой. Имеются такие работы, которые требуют к себе внимания в течение долгого времени. Для планирования таких работ удобнее пользоваться картотечной системой.

Техника картотечной системы несложна. Каждый вопрос фиксируется на отдельной карточке.

В картотеке целесообразно иметь три отдела. Первый отдел включает в себя 31 разделитель, на выступах которых отмечаются числа дней месяца. За каждый разделитель кладутся карточки с делами, выполнение которых запланировано на соответствующее число месяца. Во второй отдел картотеки помещают карточки с теми делами, срок выполнения которых еще не определен. В этом отделе имеется четыре разделителя:

«неделя» – сюда помещаются карточки с делами, к решению которых нужно вернуться в течение недели;

«месяц», «квартал» и «будущее» – в каждый из этих разделов помещаются записи дел с соответствующим ориентировочным сроком выполнения.

В третьем отделе хранятся карточки исполнителей со всеми сведениями (домашний адрес, телефон, график работы и т. д.).

Ежедневно, придя на работу, секретарь просматривает все карточки, лежащие за разделителем с данным числом, и группирует их в предполагаемой последовательности выполнения. Вечером карточки с записями о выполненных делах откладываются в специальный конверт на хранение, а карточки с невыполненными делами располагаются по новым датам. Просматривая карточки второго отдела, надо пытаться определить конкретные даты выполнения и, если дата определенного задания приходится на текущий месяц, эту карточку нужно переставить на соответствующее число первого отдела. Третий отдел используется как справочный.

Недостатком описанных способов является то, что в них не планируется продолжительность рабочих операций. Действенным средством планирования личной работы с отражением продолжительности каждого намеченного дела являются графики дня и недели. Сначала в графики заносят те дела, время которых заранее строго определено: начало и конец рабочей смены, время поступления корреспонденции, проведения нарядов, совещаний, время обеда и т. д. Затем вписываются мероприятия, планируемые как регулярные.

Но в графике отражаются только постоянные дела. Большинство дел нерегулярного характера зафиксировать в нем невозможно. Поэтому графики ведутся в сочетании с картотечной системой или с записями заданий в блокнотах и записных книжках. При этом график является определяющим планом использования времени, организационной основой планирования рабочего дня.

При составлении графиков не следует разбивать время на слишком мелкие отрезки, так как без достаточного опыта трудно выдерживать их сложной производственной ситуации. Вполне достаточна разбивка времени на получасовые отрезки.

Обычно только вначале трудно планировать работу по графику. Когда же все основные моменты работы устоятся, график становится незаменимым и удобным средством систематизации действий и самодисциплины. В последнее время большую популярность приобрели личные творческие планы. Как правило, они разрабатываются на длительный период.

Для планирования рабочего дня можно использовать компьютер. Разнообразие программных разработок позволяет спланировать рабочий день наиболее рационально. В этом могут помочь календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т. п. Наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook.

Эта программа предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя: Microsoft Outlook помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.