Эффективное управление автоперевозками - Алексей Дорофеев

Дорофеев А. Н.

Эффективное управление автоперевозками (Fleet management). Монография

ВВЕДЕНИЕ

Занимаясь на протяжении нескольких лет внедрением информационной системы (ИС) на автотранспортных предприятиях (АТП), мне приходилось общаться с довольно большим количеством людей, которых условно можно разделить на три категории – управленцы (менеджеры), транспортники, компьютерщики.

Первая категория – управленцы (менеджеры) – достаточно расплывчатая группа, к которой я отношу разного рода офисных околотранспортных работников различных специальностей. Это могут быть как простые диспетчеры и кладовщики, так и экономисты и бизнес-аналитики, а также бухгалтеры. Хотя бухгалтерия и бухгалтеры – это, вообще говоря, отдельная группа, но, поскольку на небольших предприятиях бухгалтер несет еще и функцию экономиста и бизнес-аналитика и небольших транспортных компаний довольно много, условно я бухгалтеров также отношу к управленцам.

Вторая категория – транспортники – группа специалистов, которые в большинстве своем имеют профильное образование и занимаются непосредственно техникой. Это механики, главные механики, начальники гаражей, производственно-транспортного отдела (ПТО).

Третья категория – компьютерщики, специалисты информационно-технических отделов в основном на средних и крупных предприятиях. Как правило, занимаются разработкой и обслуживанием информационных систем на АТП или в транспортных отделах.

Поскольку информационная система АТП устанавливается и работает на персональных компьютерах, предназначена для управления автопредприятием и логика ее работы описывает процессы эксплуатации транспортных средств, то по этим причинам приходится взаимодействовать с представителями всех трех категорий.

Конечно, для меня как разработчика и внедренца ИС идеальным был бы заказчик, который сочетал бы в себе лучшие качества специалистов и в области эксплуатации автотранспорта, и в области экономики и управления, и в области информационных технологий. Но, к сожалению, так не происходит практически никогда. Между тем на Западе существует такой вид деятельности, как fleet management (в переводе означает “управление автопарком”), который как раз и объединяет эти три составляющие – эксплуатацию автотранспорта, экономику и управление автопредприятием, информационные технологии, а также управление рисками (безопасность дорожного движения), управление человеческими ресурсами (водителями, механиками), мониторинг транспортных средств, соответствие современным экологическим требованиям и проч.

В нашей стране, как правило, принято относить к fleet management только задачи, связанные с мониторингом транспортных средств. Нередко под этим термином подразумевают деятельность по предоставлению автомобилей в аренду, так называемый аутсорсинг. То что касается непосредственно экономики и управления коммерческим автотранспортом, оптимизацией бизнес-процессов АТП, повышения эффективности, то эти направления в настоящее время в отечественной научной и управленческой среде принято относить к транспортной логистике. Вопросами поддержания транспортного средства в работоспособном состоянии, его техническим обслуживанием занимается отдельная дисциплина “Техническая эксплуатация автомобиля”. Причем в связи со значительным отставанием российского автомобилестроения от западных производителей это направление практически не развивается. Даже Положение о техническом обслуживании и ремонте транспортных средств последний раз было выпущено в середине 80-х годов прошлого века, и в нем на сегодняшний день отсутствуют нормативы по современным автомобилям.

Модернизация экономики нашей страны невозможна без самого широкого внедрения информационных и телекоммуникационных технологий, учитывая огромную территорию и неразвитость инфраструктуры. В особенности это касается автотранспортной отрасли, поскольку транспортники являются крайне консервативными, в этом наглядно убеждаются жители и гости города Москвы, где отсутствует эффективная система управления дорожным движением, в то время как в США и ЕС fleet management-системы пользуются все более значительным спросом, поскольку их интеграция с Интернетом и дистанционным мониторингом позволяет в том числе и более оптимально осуществлять маршрутизацию и планирование трафика. Количество fleet management-систем в экономически развитых странах в настоящее время довольно внушительно, и они позволяют управлять огромным парком в 1000–1500 единиц техники разбросанным, например, по всей территории Соединенных Штатов Америки, в то время как в нашей стране решения для управления автопредприятием можно пересчитать по пальцам одной руки. На мой взгляд, причиной этому является в том числе и очевидно недостаточная информированность транспортников о современных информационных технологиях, которые являются одной из основ fleet management, может быть, даже самой важной.

В этой книге я и попытаюсь объединить сведения из классической теории экономики и управления автопредприятием и из сферы информационных технологий на примере fleet management-системы “Автобаза” нашей компании “Борника”, чтобы у того, кто решится ставить у себя на предприятии систему управления автотранспортом, было хотя бы минимальное представление о существующих технологиях, методах и подходах.

Глава 1. НУЖНА ПРОГРАММА!

Итак, вы созрели. На дворе ХХI век, а у вас все по старинке – сплошные бумаги. Нужна программа! Вопрос следующий: какая это должна быть программа? Все зависит от того, какой у вас парк техники и что вы собираетесь с программой делать. Автохозяйства бывают разные. У кого-то это 2–3 “Газели”, у кого-то парк может насчитывать 1000–1500 единиц техники, включая легковые, грузовые автомобили, дорожно-строительную и спец-технику. Но, как правило, большинство начинают с одного и того же: с выписки путевых листов.

В России путевой лист автомобиля является основным первичным документом, подтверждающим расходы. Также он служит для учета пробега, грузов, списания ГСМ и начисления заработной платы водителю. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и международном сообщениях. Таким образом, государство обязывает предприятия, эксплуатирующие автотранспорт, выписывать путевые листы.

Форма путевых листов утверждена постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78. При обычном бумажном учете бланки путевых листов приобретаются в магазинах. Но никто не запрещает печатать их на компьютере. Можно эти бланки сделать самому, например, в Excel или Word. Можно скачать их из Интернета, большинство так и делают. Это стандартный путь, по которому идут многие люди, которые хотят автоматизировать учет в автохозяйстве.

Как правило, на первом этапе делают несколько копий бланков путевых листов на каждый автомобиль. Пять автомобилей – значит, пять копий бланков, десять – значит, десять копий. Мне доводилось бывать в компаниях, где и для 50 автомобилей было 50 файлов путевых листов. В каждой копии путевки забит госномер автомобиля, название организации, закрепленный водитель, марка топлива, медик, механик. Каждый день меняются только показания спидометра, остатки, заправки. Что же, по сравнению с заполнением бумажных путевок от руки – достаточно удобно. И что характерно – бесплатно. Стоимость самой программы Excel в расчет не берем, так как в нашей стране подавляющее число пользователей используют пиратскую копию, что, конечно, неправильно и является правонарушением.

Итак, первый шаг сделан – путевые листы печатаются на компьютере. Если весь смысл автоматизации состоял именно в этом, то, пожалуй, можно и успокоиться. И действительно, при общении с потенциальными клиентами на вопрос: “А для чего Вам нужна программа?” следует ответ: “Хочу, чтобы путевки печатались на компьютере”. И таких ответов я слышал немало. Но разве смысл автоматизации АТП состоит именно в том, чтобы использовать компьютер как печатную машинку?

Если ответ будет утвердительным, то дальше эту книгу можно не читать. Раздобудьте бланки путевых листов в электронном виде и продолжайте заниматься своими делами. Как же быть тем, кто хочет действительно повысить эффективность работы своего автопредприятия? Этот человек задает другой вопрос, который звучит, как правило, так: “Хочу, чтобы компьютер сам все считал. Как это сделать?”

Компьютер – не волшебная палочка. Он посчитает только ту информацию, которую в него заложишь. И обрабатывать эти данные должна специальная программа. Чтобы представить себе, какая должна быть эта программа, необходимо выделить те бизнес-процессы, которые необходимо автоматизировать. На рис. 1 представлены основные задачи, которые должна решать система управления автопредприятием. Данные приведены по результатам опросов представителей АТП.